Nicht immer ist es Mitarbeitenden der Buchhaltung möglich, Lizenzen und Software entsprechend zu bewerten und zuzuordnen. Ebenso besitzen IT-Mitarbeitende in der Regel kaum Kenntnisse der Buchhaltung und deren Vorschriften. Hier treffen zwei Welten aufeinander, die an eine komplexe Gesetzeslage gebunden sind:
 

"EDV-Software zählt zu den immateriellen Vermögensgegenständen, die nach § 266 Abs. 2 A. I. HGB im Anlagevermögen auszuweisen sind. Diese immateriellen Vermögensgegenstände können einerseits selbst geschaffen sein (dann besteht ein Aktivierungswahlrecht nach § 248 Abs. 2 Satz 1 HGB) oder andererseits entgeltlich erworben werden (dann besteht eine Aktivierungspflicht).

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Ist Vertragsgegenstand der Erwerb eines Softwaresystems und seine Implementierung, liegt ein aktivierungspflichtiger Anschaffungsvorgang vor. Dies gilt auch, wenn die erworbene ERP-Software ganz oder teilweise mit eigenem Personal implementiert wird (Herstellung der Betriebsbereitschaft).

Die erforderliche Implementierung der ERP-Software macht diese nicht zu einer Individual-Software und führt damit nicht zu einem Herstellungsvorgang, wenn keine wesentlichen Änderungen am Quellcode vorgenommen werden; die Anpassung an die betrieblichen Anforderungen erfolgt regelmäßig ohne Programmierung.
 

Zu den Anschaffungsnebenkosten zählen:
Planungskosten sind eine notwendige Vorstufe für die Einführung einer ERP-Software, soweit Voraussetzung ist, dass sie in direktem Zusammenhang zum anzuschaffenden Softwaresystem stehen und nach der Kaufentscheidung anfallen (z. B. Konzeptentwicklung, Organisationsberatung, Prozessoptimierung).
 

Implementierungskosten sind Aufwendungen für Customizing, Programmüberspielungen, Programmänderung und Programmerweiterung.
 

Eigenleistungen, die mit der Anschaffung und Implementierung des Softwaresystems im direkten Zusammenhang stehen und diesem einzeln zugeordnet werden können, z. B. Kosten für die Installation und Parametrisierung und der dafür erforderliche Personalaufwand. Aufwendungen für die Schulung des eigenen Personals für die Unterstützung der Durchführung und Mitgestaltung des Customizings, Raum- oder Reisekosten."

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